ERP

 

ทำความรู้จักกับระบบ Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ซึ่งหมายถึง ซอฟต์แวร์และระบบที่ใช้ในการวางแผนจัดการห่วงโซ่อุปทานหลัก การผลิต การบริการ การเงิน และกระบวนการอื่นๆ ขององค์กร ซอฟต์แวร์การวางแผนทรัพยากรองค์กรสามารถใช้ทำให้กิจกรรมต่างๆ ในองค์กรเป็นไปโดยอัตโนมัติและง่ายขึ้น เช่น ระบบการบัญชีและการจัดซื้อ การจัดการโครงการ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การจัดการความเสี่ยง การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการดำเนินงานซัพพลายเชน

ERP เชื่อมต่อทุกแง่มุมขององค์กร ระบบซอฟต์แวร์ ERP ที่ดีช่วยให้มีประสิทธิภาพและการจัดการโครงการที่ดีขึ้น อีกทั้งช่วยวางแผนงบประมาณ คาดการณ์ และรายงานสถานะทางการเงิน รวมถึงกระบวนการขององค์กรได้อย่างแม่นยำ ทำให้ผู้บริหารองค์กรสามารถมองเห็นการดำเนินงานได้ทั้งระบบผ่านแดชบอร์ด

ระบบ ERP ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาในส่วนใด?

ในองค์กรส่วนมากนั้นประกอบไปด้วยหลากหลายหน่วยงาน เช่น ฝ่ายบริหารจัดการบุคคล (HR) ฝ่ายบัญชี (Accounting) ฝ่ายบริหารคลังสินค้า (Inventory Management) และฝ่ายอื่นๆ อีกมากมาย

แต่ปัญหาที่พบเจอคืออะไร?
ในแต่ละหน่วยงานนั้นมีการใช้โปรแกรมหรือระบบบริหารที่แตกต่างกัน เช่น

                                              ฝ่ายบัญชีใช้โปรแกรม A

                                              ฝ่ายบริหารจัดการบุคคลใช้โปรแกรม B

                                              ฝ่ายบริหารคลังสินค้าใช้โปรแกรม C

การใช้โปรแกรมที่แตกต่างกันในแต่ละหน่วยงานนั้นย่อมส่งผลเสียในเชิงของการบริหารงาน การดูภาพรวมการทำงาน และอีกหนึ่งผลเสียที่เห็นได้ชัดเจนคือ ขาดความเชื่อมโยงของข้อมูลภายในองค์กร

แก้ไขปัญหาด้วยระบบ Enterprise Resource Planning (ERP)

ระบบ ERP จึงเป็นระบบที่สามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวและทำให้ทุกหน่วยงานสามารถทำงานร่วมกันผ่านระบบ ERP ระบบเดียวได้

ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ประกอบไปด้วย

1. ระบบการจัดการการเงิน 

สำหรับเชื่อมต่อฐานข้อมูลเข้ากับระบบอื่นๆ และรับข้อมูลการสั่งซื้อ จัดซื้อจัดจ้าง ไม่ว่าจะเป็นจากฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย (Sales) ฝ่ายบริหารงานทั่วไป หรือฝ่ายอื่นๆ และทำการคำนวณรวบยอด ไปจนถึงพัฒนาเป็นกราฟ และการแสดงผลอื่นๆ ให้เข้าใจง่าย 

2. ระบบทรัพยากรบุคคล 

ช่วยในการเลือกพนักงานเข้า ประเมินผลพนักงาน กำหนดแผน Training พนักงานแต่ละส่วน ขาดลา มาสาย การกำหนด Expense Claim หรือการเบิกเงินค่าเดินทาง และค่าอื่นๆ ก็สามารถทำได้ทั้งหมด นอกจากเพื่อเพิ่มศักยภาพพนักงานให้สูงยิ่งขึ้น ยังสามารถใช้กำหนดงบประมาณโดยรวมของทรัพยากรบุคคล เพื่อง่ายต่อการจัดการงบประมาณในอนาคตอีกด้วย

3. ระบบจัดซื้อจัดจ้าง 

ทำให้สามารถทำใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ไปจนถึงติดตามลูกค้าและบันทึกข้อมูลวัตถุดิบ และสินค้าได้ง่ายขึ้น และมีการส่งข้อมูลไปให้ระบบการเงินโดยอัตโนมัติ ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

4. ระบบการจัดการข้อมูล 

ที่คอยรวบรวมข้อมูลด้านต่างๆ มาสรุปและนำเสนอในรูปแบบเข้าใจง่าย ให้ทุกฝ่ายสามารถดูรายละเอียดได้ ไปจนถึงวิเคราะห์ข้อมูลยิบย่อยในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นพวกข้อมูลระบบการจัดการวัตถุดิบ ข้อมูลสต็อก ข้อมูลค่าเสื่อม และอื่นๆ อีกมากมาย โดยระบบ ERP นั้นสามารถสร้างรีพอร์ตผลลัพธ์ออกมาให้ดูภาพรวมแบ่งเป็นกราฟได้โดยง่ายอีกด้วย

5. ระบบสำหรับผู้บริหาร 

นอกจากจะควบคุมข้อมูลของแต่ละฝ่ายได้แล้ว ทางฝั่งผู้บริหารยังสามารถดึงข้อมูลจากส่วนอื่นๆ เพื่อมาตรวจสอบความถูกต้องและทำเป็นกราฟแสดงผลข้อมูลทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพให้เห็นภาพรวมการทำงานของธุรกิจ รวมถึงจัดงบประมาณและจัดสรรค่าใช้จ่ายได้ง่าย อีกทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อวางกลยุทธ์ในปีต่อไปได้อีกด้วย

6. ระบบอื่นๆ

ระบบที่สามารถพัฒนาหรือสร้างได้ตามความต้องการของธุรกิจ ตัวอย่างด้านบนเป็นเพียงส่วนน้อยของระบบ ERP แน่นอนว่ายังส่วนประกอบของระบบ ERP อีกมากที่ไม่ได้กล่าวถึง เช่น ระบบบริหารคลังสินค้า ฯลฯ เนื่องจาก ERP ของทางเรา 1stCraft นั้นจะสามารถ Customize ได้ตามความต้องการของบริษัท เพื่อความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อสิ่งที่ตัวผู้ประกอบการต้องการมากที่สุด 

ประเภทของระบบ Enterprise Resource

 Planning (ERP): Cloud , On-

Premise ,Hybrid

ระบบ ERP มี 3 ประเภทหลักที่ทำงานร่วม ซึ่งมีฟังก์ชั่นการทำงานที่แตกต่างกัน โดยประเภทของระบบ ERP ที่พบมากที่สุด ได้แก่ Cloud ERP, on-premise ERP และ Hybrid ERP

• ซอฟต์แวร์ ERP แบบ On-Premise เป็นระบบที่ติดตั้งและบำรุงรักษาในพื้นที่สำนักงานภายในองค์กร ซึ่งเมื่อติดตั้งแล้ว ถือว่าองค์กรเป็นเจ้าของคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์เอง เพื่อการควบคุม สนับสนุน และเป็นเจ้าของระบบทั้งหมด
• ซอฟต์แวร์ ERP บนคลาวด์ (Cloud) เป็นโซลูชั่นบนเว็บที่เรียกว่า Software as a Service (SaaS) ซึ่งองค์กรเข้าถึงและจัดเก็บข้อมูลบนอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต โดยปกติจะผ่านการสมัครสมาชิก การสนับสนุน การอัปเดต การฝึกอบรม และการปรับแต่งแบบยืดหยุ่นที่สนับสนุนโดยผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ (Software provider)
• ซอฟต์แวร์ Hybrid ERP หมายถึงการนำโซลูชั่นระบบ ERP บนคลาวด์และ On-premise มาใช้ร่วมกัน ซึ่งการรวมกันของการติดตั้งบริการและการปรับใช้จะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ ดังนั้นโมเดลเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้ ERP มีความยืดหยุ่นในการโยกย้ายระหว่างโมเดลการจัดส่งหรือผสานรวมประโยชน์ที่แตกต่างจากองค์กรอื่นๆ

ประโยชน์ในภาพรวมของ Enterprise Resource Planning  (ERP)

1. ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมของธุรกิจชัดเจนขึ้น

เนื่องจากระบบจะทำการเชื่อมต่อการเงินและการจัดการ “ทั้งหมด” ในธุรกิจ และทำการวิเคราะห์ นำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจนโยบายบริหาร ลดความผิดพลาดในการตัดสินใจบางจุด เพิ่มโอกาสความสำเร็จให้มากขึ้น

2. ทำงานได้จากทุกที่แม้จะอยู่ห่างไกล

ทุกวันนี้ทุกอย่างล้วนเชื่อมต่อด้วยอินเทอร์เน็ต และ ERP เองก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น เราสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ในบริษัท รวมถึงพูดคุยกับลูกค้า บริหารจัดการได้แบบเรียลไทม์แม้ว่าจะอยู่คนละซีกโลกก็ตาม

3. พนักงานทุกคนมีความเท่าเทียมทางข้อมูล

เพราะ ERP เน้นความบริสุทธิ์และโปร่งใส พนักงานในแต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลได้ นอกจากเสริมความเท่าเทียมแล้วยังลดโอกาสการทุจริตในองค์กรอีกด้วย (เราสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของแต่ละตำแหน่งได้)

4. มีความปลอดภัยสูง

ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บรวมไว้ใน Database และจะมีการบันทึกข้อมูลการเปลี่ยนแปลง สามารถตรวจสอบ เรียกซ้ำข้อมูลในส่วนที่จำเป็นได้ ปลอดภัยกว่าการเก็บเพียงแค่เอกสารหรือไฟล์ธรรมดา

5. ลดการทำงานซ้ำซ้อน หรือการทำงานที่ไม่จำเป็น

ERP จะทำการขึ้นข้อมูลมาทันทีที่มีการจัดการหรือเปลี่ยนแปลงตัวเลข ไม่ว่าจะเป็นบัญชีการเงิน ซื้อขาย หรือบัญชีการจัดการสำหรับลูกค้า ดังนั้นฝ่ายบัญชีไม่จำเป็นต้องให้ฝ่ายอื่นกรอกข้อมูลซ้ำให้เสียเวลา สามารถตรวจสอบและออกบิลได้เลย
เมื่อลดความซ้ำซ้อนในงานเอกสาร พนักงานส่วนใหญ่ก็สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่มากขึ้น ไม่ต้องทำงานบัญชีหรืองานตัวเลขอื่นๆ เสริมประสิทธิภาพงานให้ดีขึ้น ส่งผลให้การทำงานมีคุณภาพมากขึ้นไปอีก

6. เข้าใจและใช้งานข้อมูลได้ง่าย

เพราะ ERP เป็นโปรแกรมที่เน้นให้ทุกคนสามารถใช้งานได้ เข้าถึงได้ ดังนั้นจึงมีการออกแบบที่เอื้อกับผู้ใช้ให้มากที่สุดเท่าที่เป็นได้ เมื่อทุกคนเข้าใจงานและเข้าถึงข้อมูลพร้อมกัน การทำงานเพื่อส่งเสริมให้บริษัทเติบโตก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

{fullWidth}